Tag din virksomhed til næste niveau med digitalisering

Estimeret læsetid: 6 minutter

Hvis du har en virksomhed, kan du ikke undgå at have hørt om digitalisering. Vi kommer i dette blogindlæg ind på, hvordan digitalisering kan gribes an både for små og mellemstore virksomheder, så dine processer bliver nemmere og mere effektive.

Næsten hver eneste dag kan man læse om den digitaliseringsproces, mange virksomheder skal igennem. Den ene ekspert efter den anden udtaler sig om vigtigheden af digitalisering og slynger om sig med ord som:

• Digitalisering
• Internet of Things (IoT)
• Big Data
• Disruption
• Osv.

Det kan være svært at sætte sig ind i de ting, når man samtidig skal drive sin virksomhed, men der er ingen vej uden om. Det eneste man ikke må gøre, er netop ikke at gøre noget – alle konkurrenterne har nøjagtigt det samme problem, og alle skal sætte sig ind i det på et eller andet tidspunkt.

Hvad er digitalisering?

Digitalisering betyder kort og godt, at man automatiserer manuelle processer. Eksempler på digitalisering kan være:

• Onlinebooking af hoteller eller flybilletter (kunden laver alt arbejdet selv, og man har ikke de misforståelser, der så tit opstår, når man taler i telefon).
• Webshops: Før webshoppen gik man ind i en butik eller bestilte måske via postordre. Nu, digitaliseret, sparer webshoppen medarbejdere, store dyre butikker, osv.
• Regninger, kvitteringer osv. sendt på e-mail i stedet for med post.
• Integrering af ERP-system med en webshop, så stamdata automatisk enten udveksles eller opdateres. Det er en opgave, vi f.eks. har løst for tøjkæden Sparkz.
• Udvikling af en app til optimering af afhentning af skraldespande, som vi gjorde for den danske transportvirksomhed Poul Schou.
• Flytning af sit bogholderisystem fra en lokal server til skyen, så man ikke længere er ansvarlig for drift og vedligeholdelse, herunder backup og opdateringer.

Der er forskellige grader af digitalisering. Automatisk opdatering af ERP, lager, forsendelse m.m., når man modtager en ordre i en webshop eller en fysisk butik, er forfinet digitalisering, fordi man integrerer sin webshop og sit kasseapparat. Derved sparer man penge, blandt andet på lønninger, fordi en person kan lave mere. Derudover opstår der færre fejl, når systemet virker.

Det hele drejer sig i bund og grund om at optimere og digitalisere processer for derigennem at:

• Øge effektiviteten
• Spare penge
• Reducere antallet af fejl
• Udnytte nye tekniske muligheder

Gode ideer til at komme godt i gang

1. Brug et par timer om dagen på at læse og lære så meget som muligt om digitalisering. Man behøver ikke være sociale medier-ekspert eller softwareudvikler, men det er nødvendigt at sætte sig ind i materialet og forstå, hvad der kan lade sig gøre (og ikke kan lade sig gøre).
2. Overvej at ansætte en med gode digitale egenskaber (en digital manager). Den nye digitale manager skal have en god teknisk forståelse – ikke nødvendigvis på udviklerniveau, men så det er muligt at tale med en tekniker, konsulenter m.v. Herudover skal den digitale manager have en god digital marketingsforståelse. Begge dele er lige vigtigt. Branchekendskab er naturligvis en fordel, men absolut ikke nødvendighed.
3. Lav en strategi for virksomheden med den digitale manager – du kan læse mere om digitaliseringsstrategier længere nede.
4. Find et software-bureau, der kan lave alle nødvendige programmeringsopgaver, tilpasninger og eventuelt grafisk arbejde.
5. Ansæt en fuldtidsudvikler, hvis det er økonomisk muligt, til f.eks. at løse de små opgaver, som hele tiden dukker op, mens de store opgaver løses af en eksternt software-bureau. Udvikleren kan også være med til at validere de informationer, der kommer fra denne eksterne virksomhed, samt hjælpe til med at udarbejde udviklingsspecifikationer m.v. Med en udvikler er man mindre sårbar: Hvis udvikleren siger op, så har man softwarevirksomheden, og hvis man omvendt opsiger samarbejdet med dem, har man en intern udvikler.

Lav en effektiv digitaliseringsstrategi

Der går snart ikke en dag, uden at man læser eller hører om den ene og den anden digitaliseringsstrategi, og hvad både offentlige og private virksomheder gør for ikke at komme bagud. Som altid er det vigtigt, at man tager det, man hører, med et gran salt. For det første er der meget vildledende "clickbait" på nettet til artikler, som beskriver det ene og det andet dommedagsscenarie uden hold i, og for det andet er der mange selvudråbte "eksperter", som slynger om sig med ord og udtryk, de i bund og grund ikke forstår, men som giver lidt opmærksomhed for en kort stund.

Som virksomhedsejer har du grundlæggende fire muligheder:

1. Brug tid på at sætte dig ind i digitalisering og gør det hele selv.
2. Benyt en ekstern konsulent.
3. Ansæt en person med ansvar for digitalisering.
4. Kombiner de 3 ovenstående muligheder.

Her gælder det naturligvis om at gå efter de lavest hængende frugter først. Det kunne f.eks. være SEO-optimering, Google AdWords eller Facebook-annoncering. Pas på med at lave et kæmpe projekt til at begynde med. Der findes mange muligheder, som ikke kræver 1000 timers programmering, hvis man tænker sig lidt om.

Ansæt en digital manager

Hvis din virksomheds økonomi og størrelse tillader det, bør du overveje at ansætte en "allround"-person, som har en god, solid forståelse af digitalisering – gerne en med et par digitaliseringsprojekter i sit repertoire. Med andre ord bør du finde en digital manager, som kan:

• Forklare og gennemgå koncepter og muligheder.
• Identificere forskellige processer, som kan digitaliseres, samt prioritere dem.
• Være bindeled mellem ledelsen og medarbejderne, som bliver berørt at digitaliseringen.
• Finde leverandører og/eller konsulenter til de forskellige opgaver samt være bindeled mellem virksomheden og leverandørerne. En konsulent kan være en god idé, hvis der er brug for rådgivning eller løsning af de opgaver, det ikke er muligt selv at klare. Eksterne konsulenter kan være fantastiske sparringspartnere, når man skal starte et nyt projekt eller har behov for viden in-house.

Vores team hos 1902 Software har stor erfaring med planlægning og implementering af digitaliseringsprojekter. Hvis du er interesseret i at lære mere, kan du kontakte os i dag. Vi ringer tilbage inden for 24 timer.