Kulturelle problemer i it-outsourcing, og hvordan de håndteres

Estimeret læsetid: 7 minutter

Som vi har nævnt i den foregående blog, er kulturelle forskelle normalt ikke den egentlige årsag til problemer i tværkulturelle samarbejder. Når vi er bevidste om tingene, vil de fleste hurtigt tilpasse sig hinandens forskelligheder. Når det er sagt, så kan kulturforskelle, hvis ikke de anerkendes, føre til uafstemte forventninger, som i sidste ende kan forårsage problemer for projektet.

Problemer, der er "forårsaget" af kulturelle forskelle

1. Misforståelser og fejlkommunikation - En samtale mellem lavkontekst og højkontekst kommunikatører kan føre til misforståelser. For eksempel vil en højkontekst kommunikator ofte antage, at der er en stor, fælles viden og ensartede synspunkter hos modtageren, og højkontekst kommunikatoren vil have tillid til modtagerens evne til at udlede betydningen af budskabet fra, hvad der bliver sagt. På den anden side vil en person, der er mere vant til kommunikation i lavkontekst, acceptere meddelelsen for pålydende uden yderligere konklusioner. Denne forskel i tilgangen kan, eller snarere vil, føre til misforståede instruktioner og forkerte eller ufuldstændige antagelser om dele af projektet.

2. "Mor-effekten" – hentyder til en persons tilbøjelighed til at tilbageholde dårlige nyheder af frygt for uønskede konsekvenser. Dette er mere almindeligt i kollektivistiske samfund, som f.eks. flere steder i Asien, og skyldes blandt andet faktorer som anciennitet og vægt på harmoni (hvilket så kan føre til, at problemer måske skjules for at beskytte holdet). "Mor-effekten" kan være skadelig for et projekt, især hvis fejl ikke bliver løst, fordi de ikke rapporteres eller skjules indtil det tidspunkt, hvor de forårsager alvorlige problemer, eller hvor det måske er for sent eller meget dyrt at løse dem.

3. At "tabe ansigt" – eller måske snarere at ”redde ansigt" er kernen i de fleste asiatiske kulturer. Hierarki, kollektivisme og frygten for at tabe ansigt forhindrer ofte folk i at råbe op, ikke kun om fejl som nævnt ovenfor, men også når det gælder om at udfordre ideer eller synspunkter.

4. Tab af produktivitet – opstår når forkert kommunikation resulterer i produktivitetstab, især fordi fejlsøgning og -omarbejde tager tid, der kunne have været brugt på at komme videre med projektet.

5. Anstrengt forhold – fundamentalt forskellige måder at tænke og kommunikere på kan i sidste ende føre til et belastet leverandør/kundeforhold.

Kommunikation i lav kontekst kan fx vise sig at være alt for direkte for en person, der er mere vant til kommunikation i høj kontekst. I individualistiske kulturer er det helt almindeligt at nævne andres fejl, og det betragtes som nødvendigt for et projekt, mens andre kulturer kan opfatte det som stødende.

Sådan håndterer 1902 Software kulturelle forskelle

Hos 1902 Software forsøger vi at overkomme de uundgåelige kulturelle forskelle, der følger med at arbejde med kunder fra andre dele af verden, ved at opbygge en organisationskultur, der er fleksibel, og som hele tiden tilpasser sig de kulturelle udfordringer.

I en undersøgelse af ”Mor-effekten” og de faktorer der spiller ind, argumenteres for, at den nationale kultur ganske vist har indflydelse på denne type adfærd, men indflydelsen er ikke særlig stærk og kan overvindes med en solid organisationskultur. Vi mener, at det samme gælder for mange andre værdier, og vi har, hos 1902 Software, over tid udviklet systemer til at håndtere kulturelle forskelle:

1. Vi holder jævnligt helt afslappede, kulturelle workshops, hvor medarbejderne udsættes for vores kunders kultur og tankegang (hvoraf de fleste er fra Vesten).

2. Vi sørger for altid for at komme til tiden til møder. Altid.

3.Vi besvarer alle e-mails, før vi går hjem - vi forsøger at undgå at falde i ”Mor-effekten” ved at have en proaktiv tilgang til problemer. Selvom vi måske ikke har løsninger klar, sørger vi for at informere kunderne og holde dem opdateret.

4. Vi bruger lavkontekst kommunikation i korrespondancer. Det skyldes en erkendelse af, at i remote samarbejder, hvor møderne foregår via internettet, kan højkontekst kommunikation let føre til misforståelser.

5. Vi undgår generelt at påpege forskelle, medmindre det tjener et specifikt formål. Selvom det absolut er vigtigt at tænke over nuancer i kulturen, så er det vigtigste altid det fælles mål og en vellykket gennemførelse af projektet!

Når man outsourcer, ligger byrden ved at tilpasse sig kulturen normalt hos leverandøren. Når alt kommer til alt, hvis der er problemer som følge af af kulturelle forskelle, vil det næsten altid vise sig i kvaliteten af arbejdet. Alligevel vil det også være til gavn for dig, som kunde, at være bevidst om, hvordan du bedst arbejder med forskellige kulturer.

Tips om håndtering af kulturelle forskelle

Hvis du planlægger outsourcing, især til en udenlandsk virksomhed med en anderledes kultur, er her nogle tips, der sikkert kan hjælpe dig:

1. Fra begyndelsen bør du have "kulturelt fit" med i dine kriterier, når du vælger leverandør. Det er måske ikke så vigtigt som økonomi eller ekspertise og erfaring, men i det lange løb, vil det at vælge en virksomhed, som du ved, du kan samarbejde med, hjælpe med at sikre et godt samarbejde. Find den perfekte balance mellem disse faktorer.

2. Før du starter projektet, skal du sørge for, at du har sat klare forventninger til kommunikation og samarbejde. Det kan være noget så simpelt som at have ugentlige statusmøder eller specifikke metrics for kommunikation med det team, du skal arbejde med.

3. Bevar et åbent sind. Som vi har nævnt i det foregående afsnit, er de fleste tilbøjelige til at opfatte deres egen måde at tænke på, som den vigtigste og mest rigtige måde. Når du arbejder med et andet firma, uanset sammenhængen, kan det være en fordel at forsøge at se tingene fra deres perspektiv.

4. I forlængelse af det tredje tip - drag fordel af de kulturelle forskelle. Forskellige kulturer har forskellige elementer, som kan være nyttige, når man løser problemer. Omfavn og benyt dig af denne mangfoldighed.
I sidste ende handler det om at finde en balance mellem at være opmærksom på kulturelle forskelle, tage hensyn til dem i, hvordan du arbejder, og erkende, at de ikke nødvendigvis er barrierer for et godt samarbejde.

Hvis du ser fordele ved at outsource dine softwareprojekter, så lad ikke kulturelle forskelle, der kan løses med et åbent sind og vilje til at samarbejde forhindre dig i at gå den vej.

Hvis du er interesseret i at lære mere om, hvordan du arbejder i et miljø af kulturelle forskelle, så kontakt Peter, som med glæde vil dele flere tips og sin IT-erfaring med dig.