Alt, hvad du skal vide om ERP-systemer

Udgivet: April 22, 2019
Senest opdateret: May 19, 2022

Styrk forretningen med dit ERP-system

Grundlæggende sammenfatter ERP dine separate processer til ét system.

I stedet for at holde styr på dine forretningsmæssige ressourcer i individuelle systemer, får du én platform, der gør det muligt at:

1. Udføre indbyrdes relaterede forretningsfunktioner.

Hvert enkelt aspekt af en virksomhed er forbundet på en eller anden måde, hvorfor det er vigtigt at holde dem samlet, hvis du vil have din virksomhed til at køre som en velsmurt maskine. Praktisk taget alle væsentlige funktioner, der er nødvendige for at drive din virksomhed, kan varetages i ERP-systemet. De mest almindelige ERP-moduler omfatter:

  • Ordrestyring
  • Regnskab
  • Løn og personale
  • Produktion
  • Warehouse- og lagerstyring
  • Logistik og fulfillment
  • CRM (Customer Relationship Management)
  • Projektledelse
  • Salg
  • Markedsføring
  • Business Intelligence og analytics

Omend disse ting for så vidt godt kan håndteres gennem individuelle systemer, gør ERP-processen det lettere ved at gøre det muligt for disse moduler at dele én enkelt datakilde (også lagret i ERP-systemet) og forenkle workflowet ved at give brugeren et ensartet brugerinterface på tværs af forskellige funktioner.

2. Sammenfatte processer og strømline arbejdsgange.

ERP eliminerer besværet med gentagne manuelle opgaver ved at have de vigtigste elementer i din virksomheds drift sammenfattet i én central platform. Med dine forretningsfunktioner godt forankret i ERP-systemet, er der ikke behov for manuel genindtastning af data for blot at holde de enkelte systemer synkroniseret.

Dette medfører et mere strømlinet informationsflow gennem din virksomhed. Ordrer, der kommer ind fra webshoppen, kan i (nær) realtid afspejles i lagerføringen, bogholderiet, CRM eller andre funktioner efter behov.

3. Besparelser på lang sigt med øget effektivitet og færre fejl.

Risikoen for fejl, som følge af manuel kopiering og genindtastning af data i individuelle systemer mindskes i takt med, at du automatiserer dit dataflow.

Og med manuelle og mindre værdiskabende opgaver af vejen, kan du rette fokus og ressourcer mod at optimere din forretningspraksis med vækst for øje.

4. Få pålidelig forretningsmæssig indsigt.

Når du styrer dine processer med individuelle systemer, kan det være svært at få et komplet overblik over din virksomhed.

ERP giver dig et konstant ajourført overblik over oplysninger om de forskellige aspekter af din virksomhed.

Da sådanne data også er bekvemt placeret ét sted, får du det totale billede, som lettere lader dig identificere muligheder og være mere proaktiv i løsningen af potentielle problemer i din virksomhed.

5. Forbedre kundeoplevelsen.

Der er ret mange ting, der medvirker til en god kundeoplevelse. Ikke alene er der kvaliteten af ​​din vare eller din ydelse, og hvor god kundeservice du yder, men også alle de andre forskellige kontaktpunkter på kundens rejse.

Herunder hvordan de møder dit brand, hvor let det er at handle i din webshop, og hvor hurtigt det går at få en ordre behandlet og leveret. ERP hjælper dig til at forbedre de dele af din forretning, der påvirker disse faktorer.

Med automatiserede processer kan du forkorte ordrebehandlingen, og med én datakilde minimeres fejl, så dine kunder får de samme opdaterede informationer på tværs af dine forskellige kanaler.

Du kan også aktivt udnytte selve måden, dine systemer er forbundet med hinanden på.

For eksempel: Foruden den primære prissætning pr. produkt kan du også udvide din strategi ved, at segmentere dine kunder ved hjælp af de data og indsigter du har samlet og konfigurere særlige prisstrukturer og rabatter i henhold til denne segmentering.

Med ERP integreret i din webshop vises disse tilpasninger i henhold til netop den kunde, der handler i din webshop, hvilket giver dem en personlig og mere givende købsoplevelse.

Hvad du har brug for at vide før ERP-implementering?

Enhver virksomhed kan drage fordel af at bruge ERP, men for nogle virksomheder kan ERP betyde mere end bare en mere bekvem løsning og snarere være et uundværligt værktøj i organisationen.

Behovet for ​​ERP i en virksomhed viser sig på forskellig vis - Hvad enten det er i form af belastningen fra uhensigtsmæssige procedurer, som for eksempel ...

  • Lider din virksomhed under, at skulle jonglere med adskillige systemer og bruge for meget tid på manuel indtastning af data, blot for at holde disse systemer ajourført?
  • Opstår der gentagne gange fejl i dataflowet ind og ud af din organisation, fordi processerne ikke er automatiserede?

Eller ønsket om bedre håndtering af forretningsprocedurerne:

  • Vil du gerne omlægge tid og ressourcer, du nu bruger på manuelle handlinger til opgaver med højere lønsomhed?
  • Leder du efter metoder til at forbedre både dine medarbejderes og kunders oplevelser?
  • Selvom du endnu stadig klarer dig med individuelle systemer, ser du så virksomhedsvækst og -udvidelse i din fremtid?

Du er i sidste ende nødt til at tage et grundigt kig på din nuværende forretningssituation, for at fastslå om du har behov for en ERP-løsning eller ej.

Hvad har du brug for at vide, før du implementerer et ERP-system?

1. "Enterprise" Resource Planning er ikke (længere) kun for store virksomheder.

Mindre virksomheder i alle brancher indretter sig nu i stigende grad med ERP i erkendelse af, at systemintegration er et vigtigt strategisk træk for virksomheder i denne digitale økonomi.

Mens ERP har sit udspring i styring og automatisering af processer i store virksomheder (hovedsagelig produktionsvirksomheder) har ERP-leverandører udgivet en lang række løsninger gennem årene, for at imødekomme nærmest enhver type af virksomheder.

Så selvom du er en lille virksomhed, finder du helt sikkert en løsning, der passer til dine specifikke behov.

2. Implementering af ERP kan være en dyr investering.

Selvom ERP-løsninger skræddersyet til mindre virksomheder nu er helt almindelige, ændrer det ikke på det faktum, at et ERP-system kan være temmelig kostbart.

Det er ikke kun prisen for softwaren alene, men også udgifterne til hosting, integration, veligehold og oplæring af medarbejdere udgør samlet set, at der skal afsættes et betydeligt beløb til at føre implementeringen helt igennem.

3. Du kan have ERP in-house eller som cloud-tjeneste.

ERP-løsninger falder typisk ind under én af to kategorier: On-premises eller cloud-baseret.

Begge disse muligheder har sine egne fordele og ulemper, og ligesom med beslutningen om hvorvidt du har brug for ERP til at starte med, afhænger valget mellem en on-premises og en cloud-baseret løsning i høj grad af din virksomheds specifikke behov.

On-premises ERP

Grundlæggende betyder on-premises ERP, at det installeres og hostes lokalt på dine egne servere.

Det betyder, at du har mere kontrol over systemet, og at de følsomme data, der måtte være indeholdt i det, opbevares trygt on-site.

En on-premises ERP-løsning kræver imidlertid, at du afsætter it-personale til at tage sig af vedligeholdelsen.

Ud over udgiften til selve softwaren skal du også skaffe den nødvendige hardware og servere, hvilket typisk gør det til den dyreste løsning.

Cloud-baseret ERP

En cloud-baseret ERP implementering betyder, at installation og hosting forestås af din ERP-udbyder eller af tredjepart.

For virksomheder, der måske ikke har ressourcerne til at vedligeholde ERP-systemet på deres egne servere, er dette naturligvis det mere hensigtsmæssige valg.

Hvis du ikke har IT-personale på fuld tid, betyder en cloud-baseret ERP-løsning også, at du har en partner, som er relativt bedre teknisk udstyret til at administrere hostingen af din ERP-løsning.

I midlertid er der nogle ulemper ved denne mulighed, som f.eks. den komplette afhængighed af din ERP-udbyder og den abonnementbaserede udgift, i modsætning til de fleste on-premises-løsninger.

4. Den ERP-løsning du vælger, bør være i stand til at fungere sammen med dine nuværende procedurer.

Det burde give sig selv, men uanset hvilken ERP-løsning du ender med at vælge, bør den kunne tilpasse sig de systemer og procedurer, du har i øjeblikket og ikke omvendt (medmindre dine procedurer virkelig trænger til fornyelse).

Implementeringen af ​​selve softwaren vil tage lang tid, og det er ikke ønskværdigt at forlænge både denne periode og dine udgifter ved, at vælge en software, der kræver, at du genopbygger din nuværende praksis omkring den.

Når det så er sagt, så vær opmærksom på, at dit ERP-system heller ikke bliver alt for sammenflettet med din nuværende praksis.

Skalerbarhed er stadig en vigtig faktor at have for øje, da din virksomhed jo kommer til at vokse på et eller andet tidspunkt.

Hvordan relaterer ERP sig til et Product Information Management-system (PIM)?

ERP og PIM arbejder hånd i hånd, så dit workflow og informationsstyring forbedres.

ERP indeholder typisk de grundlæggende data vedrørende dine produkter, herunder priser og lagerbeholdning - men vigtigt som det er, hjælper den slags data dig ikke ret meget med at sælge dit produkt.

Det er den berigede markedsføringsinformation, billeder, produkthistorier og andre aktiver, der giver dig mulighed for at tilbyde kunderne meget mere end basale produktoplysninger - og som du kan håndtere i et PIM-system.

Et PIM-system underbygger din e-handelsstrategi på flere måder, som ERP ikke gør. For eksempel kan du:

  • Indhente de nødvendige produktoplysninger fra dine leverandører og konsolidere dem på ét sted, så du behøver ikke at gennemse forskellige filer for blot at udfylde en produktprofil på din(e) webshop(s).
  • Formulere din produktinformation på måder der sælger og ikke bare fortæller.
  • Lave produktvariationer skræddersyet til forskellige segmenter i din kundebase, hvad enten det drejer sig om desktop kontra mobile brugere, lokale kundegrupper, eller andre kundeprofiler.
  • Distribuere ensartet produktinformation på tværs af forskellige kanaler, og mindske risikoen for fejl ved at gøre det fra ét sted.

Læs vores guide til PIM-systemer her, for at lære mere om hvordan det kan hjælpe din virksomhed.

Hvordan integrerer du ERP med andre dele af din virksomhed?

Når det er lykkedes dig at implementere dit ERP-system, er det næste skridt at sørge for, at det spiller ordentligt sammen med andre dele af din virksomhed, så du for alvor får det lette og strømlinede workflow du ville have.

Workflows varierer fra virksomhed til virksomhed, og jo mere komplekst det er, desto mere kompliceret kan integrationen blive.

Der er normalt to aspekter at overveje - antallet af systemer, der skal forbindes med ERP-systemet, og de forskellige måder disse systemer skal være forbundet med hinanden på.

Her er tre almindelige metoder til, at integrere dit ERP-system med de andre systemer du har i din virksomhed:

1. Færdigpakkede integrationer eller connectors.

Der er forskellige tredjeparts-moduler på markedet, der tilbyder præfabrikerede connectors mellem et ERP og et andet system, gennem enten et engangskøb eller betaling for et løbende abonnement.

Nogle eksempler:

Dette alternativ er mest velegnet til virksomheder, der kun ønsker at integrere deres ERP med ét andet system, som f.eks. en webshop. Det ville også fungere med linære arbejdsgange, der består af en række efter hinanden følgende processer uden særlig trafik mellem forskellige systemer.

2. Customiserede integrationer.

Hvis du har helt specifikke krav til integrationen, som den gængse connector ikke opfylder, kan du lave din egen customiserede integration.

Til dette får du brug for certificerede udviklere til dit valgte ERP-system, som skal arbejde sammen med det Application Programming Interface (API), der er tilgængeligt for dit ERP-system, samt det der er tilgængeligt for din webshop eller andre systemer.

3. Multi-Channel Connectors eller integrationsplatforme.

En Multi-Channel Connectors eller integrationsplatform virker som den centrale hub, hvor alle dine systemer er tilsluttet, så du kan få dine forskellige systemer synkroniseret uden at skulle bekymre dig om for mange forbindelsespunkter.

Med denne type integration behøver du kun at have connectors mellem integrationsplatformen og dine forskellige systemer, mens integrationsplatformen tager sig af synkronisering af data på tværs af alle de sammenkoblede systemer.

Dette er den mest effektive vej at gå, hvis du har forskellige systemer, der skal forbindes - en webshop (eller flere webshops hostet på forskellige platforme), ERP, PIM, lager og warehouse, etc.

Hvordan kan vi hjælpe?

Hos 1902 Software har vi et dedikeret team af udviklere med stor erfaring i at opbygge customiserede integrationer mellem webshops (Magento, WordPress, Umbraco) og ERP-systemer, samt andre systemer, som det måtte skulle forbindes til.

Vi samarbejder med de ERP-integratorer eller udviklere, som vores kunder bruger til at hjælpe dem med at opnå en synkroniseret og sammenhængende arbejdsgang i deres virksomheder.

Vi har også konstrueret vores egen Multi-Channel Connectors, som hjælper kunder, der jonglerer med komplicerede processer i deres virksomhed.

Kontakt os i dag og vores projektledere vil med glæde svare på alle spørgsmål, du måtte have vedrørende implementering af et ERP-system.