Få succes med remote samarbejde

Estimeret læsetid: 18 minutter

Når fysiske møder begrænses, er der nærmest ingen forskel på, om du arbejder sammen med en virksomhed i din egen by eller på den anden side af kloden. I denne serie ser vi på de bedste løsninger til eksternt samarbejde med både interne teams, samarbejdspartnere og leverandører.

I den seneste tid er virksomheder over hele verden (nogle mere end andre) blevet tvunget til at tilpasse sig en helt ny virkelighed.

Teams, der tidligere arbejdede sammen fysisk, har nu skiftet til nye arbejdsgange væk fra hinanden, og videokonferencer og online samarbejdsværktøjer er blevet den nye normal.

Selv om der har været forhindringer og udfordringer, er vi efterhånden blevet overbevist om, at det er muligt at arbejde sammen uden at være sammen - og at det rent faktisk fungerer.

Remote samarbejde er dog ikke et nyt koncept, og antallet af jobs med base i hjemmet har været stigende i flere år. Nogle virksomheder har endda tilpasset deres arbejdsstyrke til udelukkende at operere online og på afstand.

Men selv med en stigende digitalisering lægger de fleste virksomheder stadig stor vægt på møder ansigt til ansigt og projektsamarbejder, der foregår i samme rum.

Der er da også visse fordele ved at være i det samme geografiske område som leverandører og samarbejdspartnere: med udviklingsprojekter er det blandt andet praktisk at kunne mødes fysisk til projektplanlægning eller hurtige statusmøder og opdateringer.

Med den aktuelle situation er fysiske møder imidlertid ikke hensigtsmæssige, og det kan potentielt komme til at være sådan i lang tid fremadrettet.

1902 Software og remote arbejde

Vores eget team her hos 1902 Software har altid arbejdet på det samme fysiske kontor indtil marts 2020, men nu arbejder vi sammen med en remote løsning.

Og måske er det nyt for os at arbejde hjemmefra, men eksternt samarbejde er langt fra uvant for os.

Som eksportvirksomhed har vi altid haft kunder i andre lande. Vi har erfaret, at det ikke er så anderledes at samarbejde eksternt i den samme region som at samarbejde med kunder fra Danmark, Australien, Norge, Sverige eller USA - når alt kommer til alt er afstand afstand uanset, hvor stor den er.

Derfor har vi sammensat en liste over ting, du skal overveje, når du arbejder med en international partner eller leverandør. Vi har konkrete værktøjer og en samling af vores bedste erfaringer, der kan hjælpe dig til større succes med en remote løsning.

It-outsourcing - når samarbejdspartneren ikke bor lige om hjørnet

"Offshoring" er en type outsourcing, hvor du udliciterer opgaver eller processer til en virksomhed i et andet land, ofte for at reducere omkostningerne.

Softwareprojekter som web- og appudvikling, support og vedligeholdelse af systemer og endda grafisk design er nogle af de mest udliciterede opgaver blandt virksomheder, især hvor det ikke er praktisk at ansætte interne udviklere og/eller designere.

På grund af opgavernes komplekse karakter foretrækker mange virksomheder at lægge opgaverne ud til leverandører i samme by eller land frem for til virksomheder i udlandet, blandt andet for at undgå kulturelle barrierer, tidsforskel og afstand.

Men uden fordelen ved fysisk tilgængelighed som verden ser ud i øjeblikket (2021), er der ikke meget forskel på at arbejde med lokale kontra internationale leverandører.

Der kan selvfølgelig stadig være udfordringer som tidligere nævnt, men med den rigtige leverandør vil du opdage, at offshore-samarbejde også har sine fordele.

Her er nogle punkter, du kan overveje, når du arbejder med et "offshore" softwarefirma:

1. Tidsforskel

Det kan ses som en ulempe at arbejde med et team i en anden tidszone, men gennem årene har vi (og de fleste af vores kunder) rent faktisk fundet det gavnligt.

For eksempel kan vores kunder fra Europa sende os små opgaver i slutningen af arbejdsdagen, og når de kommer på arbejde næste morgen, er opgaverne løst.

Det er selvfølgelig stadig vigtigt, at du og din leverandør har et minimum af overlappende arbejdstid, så I kan have møder i realtid om projektstatusopdateringer og andet forefaldende (vores egen standard er mindst fire timers overlap).

2. Kulturelle forskelle

I udviklingsprojekter påvirker den kulturelle faktor hovedsageligt arbejdsforholdet mellem leverandøren og kunden og ikke så ofte selve arbejdet - i modsætning til andre typer arbejde, der virkelig kræver kulturel forståelse, som SEO og marketing.

Ved at opretholde gennemsigtig og konsekvent kommunikation, kan du dog let komme omkring kulturelle forskelle med din leverandør.

Så længe begge parter er enige om krav og forventninger til opgaven fra starten af samarbejdet, kan projektet snildt køre på skinner på trods af forskellige kulturelle baggrunde og indgangsvinkler.

3. Besparelser

Du kan spare meget ved at samarbejde softwarefirmaer i udlandet.

I 1902 Software er vores priser næsten 50 procent lavere end hos lokale agenturer, især i Europa, USA og Australien. (Se vores prisliste).

Ofte er højere omkostninger forbundet med højere kvalitet, og derfor vælger virksomheder at benytte dyrere leverandører frem for at spare penge på softwareudvikling i udlandet. Dette er dog ikke altid det optimale valg.

Brug din egen sunde fornuft til at få syn for sagen og tjek kundeanmeldelser og porteføljen af tidligere projekter for at kontrollere dit potentielle "offshore" softwarefirmas kvalitet og omdømme.

4. Fortrolighed og sikkerhed

Datasikkerhed er en vigtig faktor for kunders tillid til brands og virksomheder i dag, så sørg for at samarbejde med en leverandør med stramme sikkerhedsforanstaltninger og krav til datasikkerhed for at undgå at kompromittere dine data.

I 1902 Software har vi standardiserede databehandlingsaftaler, som vi underskriver med vores kunder ved starten af ethvert projekt. På den måde hjælper vi dem med at overholde EUs databeskyttelsesforordning (GDPR) om overførsel og behandling af EU-data i tredjelande.

Derudover lægger vi selv stor vægt på databeskyttelse, og vi har sikkerhedsforanstaltninger i alle aspekter af virksomheden - fysiske, tekniske og organisatoriske. (Læs vores privatlivspolitik).

5. Mangfoldige evner, viden og erfaring

Med mange tekniske talenter overalt i verden kan det være begrænsende for dit projekt kun at overveje lokale virksomheder eller freelancere.

Gennem outsourcing kan du drage fordel af at få et erfarent team med på dit projekt til halvdelen af de sædvanlige omkostninger.

Vores udviklere gennemgår måneder med intern teknisk træning, inden de arbejder med kundeprojekter, og de fortsætter med at deltage i opdateringsworkshops og vidensdelingssessioner.

Mange af dem har desuden opnået tekniske certificeringer på de platforme, de arbejder med.

Det kan være udfordrende at arbejde med en et "offshore" softwarefirma i nogle henseender, men det gælder også for lokale leverandører.

I sidste ende handler det om at vælge et pålideligt team, der kan levere det, du har brug for – med eller uden afstand.

Værktøj til samarbejde i realtid

I et remote setup kan din værktøjskasse være afgørende for effektiviteten af samarbejdet.

Heldigvis understøtter moderne teknologi en remote arbejdsgang, der er fuldt ud på niveau med en traditionel on-site model - det er blot et spørgsmål om at vælge den rigtige teknologi, der passer til dit team og dine projektkrav.

Værktøjer til realtids-samarbejde kompenserer for afstanden ved remote arbejde. De giver dig mulighed for at arbejde side om side med kollegaer eller leverandører – sammen, men på afstand.

De forskellige værktøjer lader for eksempel flere personer redigere et dokument eller en fil på samme tid og gør det muligt at se hinandens ændringer, mens de sker.

Her er eksempler på nogle af de bedste platforme:

1. Microsoft Teams. Dette værktøj er en del af Office 365. Microsoft Teams er primært en kommunikationsplatform, hvor du kan chatte og afholde videokonferencer med personer i eller udenfor din virksomhed.

Derudover lader Microsoft Teams dig let og enkelt samarbejde med andre om projekter, og I kan blandt andet arbejde i Word-dokumenter, Excel-ark eller PowerPoint på samme tid.

Ændringer bliver opdateret og vist i realtid, så du kan diskutere revisioner i et videoopkald og redigere en fil på én og samme tid – mindst lige så effektivt som et møde ansigt til ansigt.

2. Google Drive. Udover at være et gratis cloudbaseret lager, tilbyder Google Drive også en software-kontorpakke, der inkluderer Docs, Sheets og Slides (tilsvarende Microsoft Office), som du kan få adgang til og samarbejde i online.

Det er lige så let at invitere folk til at samarbejde i en fil med dig som at dele et link, og hvis du arbejder på fortrolige dokumenter, kan du begrænse adgang og redigering til personer, som du selv vælger og inviterer.

3. Miro. Brainstorming til nye projekter og kampagner involverer ofte en tavle til at tegne på og live feedback i et konferencelokale. Digitalt er denne praksis blevet muliggjort med online whiteboard-apps som Miro, hvor teams kan tegne, kommentere og arbejde på den samme "tavle", præcis som i fysiske sessioner.

4. InVision. InVision tilbyder en samling designværktøjer, der ikke kun hjælper designere, men også andre personer i projektet.

Programmet har en række funktioner til prototyping, styring af design-feedback og et realtids whiteboard-værktøj til udvikling og kommentering af design.

Projektstyringssystemer

Et projektstyringssystem er en platform, hvor du kan styre forskellige aspekter af et projekt på dets forskellige stadier - fra første estimering og planlægning, til ressourcetildeling og overblik over fremskridt helt frem til lancering og implementering.

Ofte er det også her, kommunikationen mellem alle involverede i projektet foregår, så alle kan have det fulde overblik over projektet samlet på ét sted.

Her er nogle af de mest populære projektstyringssystemer:

1. Zoho Projects. Zoho Projects er en cloudbaseret platform, hvor du kan styre forskellige aktiviteter i et projekt og arbejde sammen med et remote team. Det har funktioner som tidsplaner, automatisering af opgaver og styring samt problemsporing.

2. Asana. Asana er et andet projektstyringsværktøj, der er bygget til at overvåge et projekts opgaver og status.

Nøglefunktioner inkluderer tavler til et godt overblik over projektets fremskridt, tidslinjer til deadlines og en kalender til planlægning og opgavejusteringer.

3. Podio. Podio synkroniserer dit teams arbejde via en central platform til al kommunikation, processer, opgaver og arbejdsgange.

Det har tilmed med en simpel og let anvendelig brugerflade, der hjælper alle involverede med at tilpasse sig systemet hurtigt og effektivt.

4. Bitrix24. Bitrix24 tilbyder både webbaserede og lokale løsninger, afhængigt af din virksomheds behov. Det kan både bruges som et privat socialt netværk i virksomheden, en CRM-platform og et opgavestyringsværktøj.

Andre værktøjer til remote arbejde

Her er et par andre nyttige værktøjer, som du kan overveje til dit remote samarbejde:

1. Facebook Workplace. Workplace er Facebooks kommercielle kommunikationsværktøj til virksomheder.

Det tilbyder funktioner, der ligner dem, vi kender fra det gratis sociale netværk, som grupper og chats. Og derudover har det blandt andet auto-oversættelse, der gør globalt samarbejde mellem teams lettere.

2. Slack. Slack er et “samarbejds-software” med funktioner til kommunikation mellem teams (chat, lyd og video) såvel som filstyring og fildeling.

Det kan let integreres med de mest populære apps og værktøjer som G Suite, Dropbox, Github, Salesforce.

3. PasswordState. Det giver ikke den samme tekniske sikkerhed at arbejde hjemmefra som på et vedligeholdt kontornetværk, så det er vigtigt at administrere kritiske oplysninger som adgangskoder og legitimationsoplysninger på en sikker og beskyttet platform.

PasswordState gør det nemt for teams at dele og få adgang til adgangskoder.

Foruden software og værktøjer til remote samarbejde, er det også vigtigt for alle på et projekt at tilpasse sig den rigtige tankegang for at få mest muligt ud af værktøjerne og opnå en jævn arbejdsgang.

Med mange gode værktøjer på markedet kan det være fristende at afprøve forskellige apps og skifte mellem flere på tværs af projekter.

Og selvom du måske bliver nødt til at teste flere værktøjer for at finde det helt rigtige til dit team og projekt, er det bedst at beslutte sig for en række værktøjer, som dit team kan holde sig til.

På den måde undgår du også scenarier, hvor du bliver nødt til at gennemgå forskellige data på forskellige platforme bare for at kontrollere en enkelt detalje i projektet. Og samtidig gør du det lettere at introducere nye teammedlemmer eller leverandører til dine værktøjer.

I 1902 Software bruger vi udelukkende vores eget projektstyringssystem uafhængigt af et projekts størrelse eller natur.

Det gør det lettere og mere overskueligt for vores team og kunder at holde sig ajour med forløbet såvel som interne nyheder og opdateringer.

Få nyttige råd til effektivt, remote samarbejde

Med over tyve års erfaring er vores projektledere blevet eksperter i remote samarbejde.

De har kun fysisk mødt de af vores kunder, der har besøgt vores kontor i Manila, men på trods af det har de gennemført 1300+ projekter med stor succes.

(Og den er god nok – læs vores anmeldelser på Google).

Vi har bedt nogle af vores projektledere om at dele deres erfaringer med at få samarbejdet til at fungere med kunder på den anden side af kloden. Og ikke mindst, hvordan de tilpasser sig den remote model, som vi nu også arbejder med internt i 1902 Software.

Regelmæssige statusopdateringer er nøglen

Konsekvent og regelmæssig kommunikation gennem hele projektforløbet er en afgørende faktor, især når der er tale om samarbejde på tværs af grænser og tidszoner.

Marcelo, der er en af vores Magento-projektledere, fortæller, at hans bedste råd til succesfuldt remote samarbejde er ofte at have møder om statusopdateringer og kommende projekter.

Det holder alle involverede parter ajour med den seneste udvikling og sørger for, at alle arbejder i den samme og rigtige retning.

Hold alle projektdetaljer samlet ét sted

Jerome, der er Mobile App-projektleder, sikrer en klar og gennemsigtig kommunikation med kunder ved at samle alle projektoplysninger i vores interne projektstyringssystem.

”Da alt er centraliseret i vores projektstyringssystem, har kunder fuld adgang til samme information om projektet, som vi har adgang til,” forklarer han.

I IT-projekter, der normalt er komplekse, kan projektdetaljer let ende mange forskellige steder og det kan resultere i utallige diskussioner og konsultationer frem og tilbage.

Derfor er det vigtigt at have et sted, hvor alle involverede i projektet - fra interessenter på kundens side til egne udviklere, designere og testere - let kan holde styr på al kommunikation og den aktuelle projektstatus.

Når du starter dit softwareprojekt, er det derfor vigtigt at etablere et system tidligt, så du ved, at du og din leverandør altid taler samme sprog.

Skriv vigtige oplysninger ned

For Mark, der er Umbraco-projektleder, er det vigtigt altid at have et skriftligt mødereferat efter et Skype-opkald med en kunde.

Tilsvarende sørger Merry Kris, en anden Magento-projektleder, for at skrive opgavebeskrivelser til sit team af udviklere ned i en chat foruden de mundtlige instruktioner.

Uanset, om du har at gøre med personer på dit eget team eller eksterne partnere, hjælper det at skrive ting ned med til at holde styr på, hvad der er aftalt. Især når det gælder komplekse udviklingsprojekter, hvor der løbende opstår ændringer, er det nyttigt at have tidligere detaljer på skrift.

Skriftlige notater til at supplere tale- eller videomøder er en god reference gennem hele projektet og kan fjerne misforståelser og uklarheder i diskussioner.

Brug video til opkald

En af de gode ting ved fysiske møder er at være ansigt til ansigt og kunne aflæse ikke-verbale signaler og kropssprog.

Og selvom videokonferencer ikke er et fuldendt alternativ, er det stadig bedre og tættere på et fysisk møde end lydopkald og e-mailkorrespondance.

I 1902 Software har grundlægger og ejer Peter gjort det til en del af kulturen altid at tænde for videoen ved online møder.

Det er en lille ting, men det bidrager væsentligt til hele mødeoplevelsen og “tvinger” dig til at være professionel, også når du arbejder hjemmefra.

Gør det til en vane at svare på e-mails med det samme

En af de ting, som folk er opmærksomme på i remote arbejdsopsætninger, og især når de udliciterer opgaver til offshore partnere, er kommunikation med tidsforskel.

Derfor arbejder vi i 1902 Software kun med virksomheder i tidszoner, der minimum har fire overlappende timer med vores egen arbejdstid for at sikre, at vi har tid nok til at afholde møder.

Ryan, der er chef for vores WordPress-afdeling, fortæller, at en af hans nøgler til et vellykket samarbejde med kunder er at svare prompte på beskeder og e-mails.

”Selv når jeg ikke kan imødekomme forespørgsler med det samme, eksempelvis uden for arbejdstiden, svarer jeg alligevel altid med det samme for at bekræfte, at jeg har modtaget beskeden, og at jeg vender tilbage næste dag.”

Vanen skal dog helst fungere begge veje - når du svarer på dit softwarefirmas e-mail eller spørgsmål med det samme, undgår du unødvendige forsinkelser i projektet.

(Mød vores projektledere).

At arbejde hjemmefra som et team og samarbejde med internationale kunder og partnere remote er ikke så forskelligt fra hinanden, men ingen af delene er helt uden udfordringer.

Vi håber, at denne serie har givet dig indsigt i, hvordan du bedre kan arbejde og samarbejde på afstand - og hvis du vil lære mere om remote samarbejde, eller hvordan du får mest muligt ud af et internationalt udviklingssamarbejde, hjælper vores team dig gerne. Kontakt os i dag.

AUTHOR

Peter Skouhus

En dansk iværksætter, der ejer 1902 Software Development, et it-selskab på Filippinerne, hvor han har boet siden 1998. Peter har stor erfaring inden for IT-udvikling, strategisk it-ledelse og salg.