Få en guide til PIM-systemer

Udgivet: January 22, 2019
Senest opdateret: August 24, 2022

Få en guide til PIM-systemer

Estimeret læsetid: 3 minutter

Hvis du har en webshop eller sælger online, så har du sikkert hørt, læst eller endda selv søgt oplysninger om Product Information Management-systemer, eller PIM.

Product Information Management henviser grundlæggende til en række handlinger, hvad enten de er manuelle eller automatiserede, som udføres i en forretning med henblik på, at håndtere information om produkterne i dens katalog.

Et PIM-system fungerer som en måde at samle disse processer ét sted på – Fra indsamling af produktinformation fra producenter og leverandører, over redigering og berigelse af denne rå information til brug for markedsføring, og hele vejen til distributionen af information til de salgs- og e-handelskanaler hvor produkterne sælges.

PIM er et ofte debatteret emne i e-handelsverdenen, og alligevel tøver mange virksomheder (måske inklusive din) med at implementere PIM i deres egen forretning.

Typisk skyldes denne uvilje ikke manglende evne til, at se fordelene ved, at bruge PIM. Adskillige artikler og casestudier har allerede påvist dets fordele. Spørgsmålet, der ofte viser sig, er snarere, om PIM er gavnligt nok til at opveje omkostningerne ved implementeringen, eller om det bare er et praktisk men unødvendigt værktøj, at have.

Så hvornår viser PIM sig som mere end et "praktisk" administrationsværktøj, og bliver til en egentlig forretningsmæssig nødvendighed?

Efter at have arbejdet med forskellige forretninger, der spænder over forskellige størrelser, og opererer i forskellige brancher, i de seneste 22 år, ved vi hos 1902 Software, at ikke to virksomheder er ens.

I denne guide vil vi derfor ikke give et definitivt svar på spørgsmålet ovenfor. I stedet vil vi dykke ned i fire hovedemner, der vil give dig en bedre forståelse af PIM, hvormed du kan afveje dine forretningsbehov samt de øvrige faktorer og hensyn, der har betydning bag kulisserne i din virksomhed.

Hvad er PIM?

PIM gør præcis dét, som forkortelsen Product Information Management indikerer: nemlig administrerer produktinformationen.

Det er grundlæggende en løsning, der giver dig ét enkelt sted, hvor al information om produkterne i dit katalog indsamles og styres igennem, før de distribueres ad de forskellige kanaler, som du arbejder med.

Hovedformålet med en PIM-løsning er at samle alle de processer, der omfattes af at administrere produktinformation, i ét centralt system.

Hvis du har et omnichannel-brand, der sælger via forskellige kanaler - fysiske butikker, webshops, apps, tredjepartsplatforme og marketplaceannoncer mv. - så er du højst sandsynligt nødt til at jonglere med forskellige versioner af din produktinformation.

Informationen er sandsynligvis gemt i flere regneark, hvor hvert teammedlem, fra marketing, over salg, og til kundeservice, hver har deres egen kopi. Det betyder dokumenter, der hurtigt kan blive svære at administrere, når du skal lancere et nyt produkt, eller bare hvis du skal opdatere noget information om et eksisterende produkt.

PIM løser dette problem ved at forenkle hele processen:

Indsamling

Produktinformation kommer fra forskellige interne eller tredjepartskilder som ERP-systemer, leverandører, producenter, oversættere etc. Med PIM kan du indhente alle disse oplysninger og samle dem på ét sted.

Udover at have kun ét informationsarkiv, gør PIM også selve indsamlingsprocessen lettere ved at give dine leverandører adgang til en onboardingportal i systemet, hvor de kan indtaste information i de formater og indhold, som du selv har defineret. På den måde har de produktinformationer, der kommer ind i systemet, en struktur, som allerede er kompatibel i tråd med din allerede eksisterende. Du behøver på den måde ikke længere bekymre dig om inkompatible dataformater og genindtastning af tusindvis af informationer for at tilpasse dem til din egen struktur.

Berigelse

I denne digitale tidsalder består de oplysninger, der er nødvendige for, at sælge et produkt, ikke længere bare af det grundlæggende, som navn, model, farver og størrelser.

Selvom disse åbenlyst stadig er vigtige, har "rigere" data som produkthistorier, billeder og videoer, testimonials osv. ofte en større indflydelse på dine kunders købsbeslutninger. Således skal de rå informationer, du modtager fra producenter og leverandører, redigeres og beriges, så dine produkter skiller sig ud fra konkurrenternes.

Med alle de produktinformationer samlet bekvemt i PIM-systemet, har dine copywriters og marketingfolk let adgang til de ressourcer, de skal bruge for at udøve deres magi og gøre dit sortiment mere tiltrækkende for din målgruppe.

Customisering

I denne omnichannel-verden kan du ikke længere bare smide et stort net ud og håbe, at du fanger alle de ønskede målgrupper.

Dine kunder er sandsynligvis segmenteret i forskellige personaer og grupper på tværs af e-handelskanaler. For at kunne sælge dit produkt skal du tilpasse dit indhold, så det appellerer til disse forskellige kundegrupper. Dine produktinformationer skal tweakes, så de bliver lokaliseret til en bestemt kundegruppe eller oversat til forskellige sprog til forskellige lande eller områder. Hvis du driver flere webshops, der sælger de samme produkter, skal du muligvis også skrive unikt indhold for hver af dem, så du undgår at skade din SEO med kopieret indhold.

Akkurat ligesom PIM gør dig i stand til at berige produktinformation, så hjælper det dig også med yderligere at customisere den til dine kunder. Med PIM kan du gruppere dine platforme i forskellige kanaler: Din fysiske butik og webshop i én, apps og Google Shopping i en anden etc. Du kan også oprette forskellige felter afhængig af kravene i hver kanal, f.eks. mobilspecifik beskrivelse i én, desktop i en anden og så fremdeles. PIM fungerer så som en "Single Source of Truth", hvor du kan finde al information, du har behov for til dine forskellige platforme uden at skulle dobbelttjekke med eksterne arkiver eller dokumenter. På denne måde kan du oprette customiseret tekst til dine produkter og let distribuere dem til de rette kanaler.

Administration

PIM giver en kontrol over dine produktinformationer, som kan være svær at få med manuelle processer og diverse regneark.

Med al data på ét sted har du for det første et solidt overblik over alle dine produkter og de informationer, der er forbundet med dem. Du kan nemt og præcist spotte, når produkt A mangler en beskrivelse, der er til stede på det lignende produkt B, uden møjsommeligt at skulle krydstjekke med hvert enkelt af dine regneark. Dét gør det lettere for dig at sikre, at den produktinformation, du publicerer, er korrekt og komplet. Slutteligt gør det det også lettere for dine kunder at søge blandt og sammenligne dine produkter.

For det andet giver PIM dig kontrol over administrationen af hvert niveau i dit Product Information Management. Du kan let tildele roller til teammedlemmer, der så kan se, oprette, redigere og validere de oplysninger, der distribueres til dine kanaler. I stedet for at håndtere produktdata i eksterne regneark og på tværs af forskellige afdelinger, kan dine teams ganske enkelt samarbejde i PIM i overensstemmelse med de rettigheder, du har tildelt. Dette munder ud i et problemfrit workflow og eliminerer de flaskehalse, som tit og ofte opstår, når afdelinger deler processer.

Lad os tale om prissætning: Bør dette håndteres i PIM-systemet?

Teoretisk set kan du håndtere din prispolitik i PIM, ligesom du kan med enhver anden produktinformation. Men ideelt set ... nej, ikke rigtig.

Hvis du udelukkende sælger online B2C, kun har én webshop (men også sælger via andre platforme som Facebook eller Amazon), kun henvender dig til én kundegruppe og har én prismodel, kan du sikkert godt slippe afsted med at prissætte i PIM-systemet.

Efterhånden som din prispolitik bliver mere kompleks, kan det imidlertid også blive mere kompliceret for dig at styre det gennem PIM-systemet. Hvis du har forskellige prismodeller for dine forskellige kundegrupper, for ikke at nævne dine B2B- og B2C-kunder, kan din prissætning formentlig bedre håndteres i dit ERP-system af to hovedårsager:

  1. Styring af en kompliceret prisstruktur inden for PIM forudsætter, at du opretter og administrerer separate kanaler for hver prismodel, hvilket kan være temmelig tidskrævende.
  2. Dine kundegrupper, segmenter og rabatter bliver altsammen administreret i din ERP. Det er god mening, at dine prismodeller, der afhænger af netop disse variabler, bliver styret i samme system.

ERP-systemet kan integreres med din webshop, så den relevante prismodel præsenteres for præcis den kundegruppe eller -segment, der kigger på dine varer - omend dette nok er en anden snak.

Distribution

Produktinformation indsamlet fra forskellige steder og beriget i PIM-systemet kan effektivt distribueres til forskellige kanaler: Din webshop, apps, kataloger, brochurer, e-handelsplatforme som Amazon, eller tredjepartsintegreringer som Facebook eller Google Shopping. PIM fungerer også med de fleste webshopløsninger - så hvad enten du bruger Magento, WordPress eller Umbraco, kan PIM-systemet bruges til at distribuere produktinformation til din webshop.

Dette er især praktisk, når du lancerer nye produkter, der skal på markedet hurtigt, men også når du retter forkert information, der figurerer på alle dine kanaler. At have PIM-systemet som “single source” til denne distribution sikrer ensartethed, som er meget vigtig i multikanalshandel, da forskellig eller forældet information nemt kan skade konvertering, kundeloyalitet og et brands omdømme.

Integrering

PIM kan integreres med dine eksisterende systemer som ERP-systemer, Point-of-Sale-systemer, varehusstyring eller lagersystemer. Udover at distribuere produktinformationer til eksterne kanaler, kan data, der er oprettet eller redigeret i PIM, også synkroniseres med dine interne systemer, hvilket sikrer, at produktinformationer altid er up-to-date, hvor de end ligger.

Hvem har brug for PIM?

Eller endnu vigtigere - Har din forretning behov for PIM?

Mange forretningsdrivende har for vane at tro, at PIM kun er for store virksomheder, der håndterer og sælger tusindvis af produkter. Selv om det er rigtigt, at denne type forretninger måske er bedst egnet til at indrette sig med et PIM-system, er antallet af produkter i en forretnings sortiment kun én af flere ting, der kan pege på PIM som nødvendigt for en forretning.

Her er nogle ting, du kan overveje, når du skal afgøre, om PIM passer til din forretning:

  1. Du har et relativt begrænset sortiment, men det udmønter sig i adskillige variabler, der kræver en hel del customisering. Produkter med et stort antal varianter eller omskiftelige egenskaber, der resulterer i en stor mængde information, der skal håndteres. Altså en potentielt kompliceret og rodet proces, der kan effektiviseres ved brug af PIM.
  2. Du omlægger til en omnichannel-strategi. Hvis du har din egen webshop, app og integration til Facebook og Google Shopping etc., så gør PIM det lettere at distribuere produktinformation gennem disse kanaler ved at opbevare al relevant data på ét sted. Dermed er behovet for manuelt at opdatere information til hver enkelt kanal elimineret. Selvom informationen skal tweakes til hver kanal, kan customisering stadig foretages inden for PIM-systemet, så du undgår uoverensstemmelser i den distribuerede produktinformation.
  3. Opgaven med at vedligeholde produktinformation fordelt på flere forskellige dokumenter og filer er en besværlig proces, og går ud over forretningens drift. Måske er det bedste tegn på, at PIM er blevet en nødvendighed, at de manuelle processer, du har iværksat, er en belastning for dine teammedlemmer og nedsætter deres produktivitet og effektivitet ved, at de spilder tid på gentagne opgaver, såsom at kopiere eller genindtaste produktinformation til flere forskellige distributionskanaler. Manuelle processer betyder, at dit team bruger længere tid på at opdatere produktinformation, samtidig med, at risikoen for fejl også øges – En ikke særlig omkostningseffektiv praksis overhovedet.
  4. Du har planer om at opskalere eller flytte til en anden platform, der kan indebære en omfattende dataoverførsel. Det kan også være, du gerne vil kigge lidt mere på langsigtede forretningsplaner. Den måde du lige nu administrerer produktinformation på, tjener dig måske fint på nuværende tidpunkt, men efterhånden som din forretning vokser, så vil du gerne være forberedt på, at administrationen af din produktinformation ligeledes vokser.

Data-migrering kan også være enormt besværligt, hvis dine data er spredt for alle vinde. Måske ligger din webshop i øjeblikket i WordPress, men du har fremtidige planer om at migrere til Magento ... PIM sørger for en glidende overgang til en anden platform og forbereder dig på disse eventualiteter.

Dette er kun overordnede faktorer, og som nævnt tidligere, kan der være flere andre overvejelser vedrørende din forretning, som kun du kender. Ikke desto mindre tjener dette stadig som en god hjælpeguide til, om ikke andet at overveje, om din virksomhed vitterlig har brug for et PIM.

Hvad er fordelene ved at bruge PIM?

1. En hurtigere arbejdsgang, der betyder større produktivitet og effektivitet. At skulle opdatere hver enkelt produktinformation, med forskellige kilder og til mange distributionskanaler, tager alt for lang tid, der kan udnyttes til mere produktive opgaver. Med et PIM-system er alle de kilder, du skal bruge til, at sammenfatte produktinformation, allerede samlet ét sted, så du kun skal rette denne information én gang og få dem distribueret til dine kanaler, outlets og platforme.

2. Reduceret antal fejl, reducerede omkostninger. Ved at samle dine produktoplysninger på ét sted, falder antallet af fejl drastisk og reducerer derved driftsomkostningerne. Fejl i et PIM-system kan let rettes én gang og på tværs af alle de kanaler, du distribuerer til, mens fejl lavet i adskilte dokumenter og regneark møjsommeligt skal ændres individuelt. Vedligeholdelse af produktinformation forskellige steder øger i sig selv risikoen for fejl, hvilket resulterer i uregelmæssig eller forældet information og en ærgerlig oplevelse for dine kunder.

3. Øget konvertering og kundetillid. Da PIM reducerer den tid, det tager at udføre administrative opgaver, kan dine teammedlemmer fokusere mere på, at forbedre produktindholdet og give dine kunder en bedre produktoplevelse. Med mere indtagende og gennemført produktinformation, der går ud over den basale og almindelige, appellerer dine produkter mere til kunderne, og det resulterer i øget konvertering.

Ifølge Shotfarm Product Information Report, der blev citeret i Retail Touchpoints’ artikel, udtrykker 90% af de flere end 1.500 adspurgte forbrugere, at ringe produktbeskrivelser (30%) er en af ​​de tre vigtigste grunde til at droppe en online indkøbskurv. Derudover har 86% også svaret, at det ville være usandsynligt eller meget usandsynligt, at de igen ville handle hos en forhandler, der gav unøjagtig produktinformation.

4. Forretningsvækst og -ekspansion. Hurtigere og mere effektive processer hjælper dig til problemfrit at lancere nye produkter og udvide dit marked. Øget konvertering fører også til større omsætning, som igen gavner din virksomheds vækst.

Hvad er mine næste skridt, hvis jeg bestemmer mig for at implementere PIM?

At forstå hvad PIM er, hvordan det virker, og hvordan det kan gavne din forretning, er bare det første skridt. Når du endelig har besluttet, at din virksomhed har behov for PIM, så skal du til at vælge et PIM-system, rent faktisk implementere det, og derefter fuldt ud integrere systemet i dine forretningsprocesser.

Valg af et PIM-system

Et one-size-fits-all PIM eksisterer ganske enkelt ikke. Forskellige virksomheder har forskellige behov og krav, og de skal alle overvejes ved valg af et PIM-system. Her er nogle skridt, du kan tage i retning af, at vælge et PIM-system, der passer godt til din virksomhed.

  1. Undersøg, og så undersøg endnu mere. At læse denne artikel er allerede en god start. Før du overhovedet kigger efter et PIM-system, skal du først skabe dig et overblik over, hvad PIM egentlig er - Hvad det gør, hvordan det virker etc. Udover dét er du også nødt til at lave en intern analyse og vurdering af dine behov som forretning. Hvilke driftsudfordringer kan PIM løse for dig? Hvilket aspekt i din administration af produktinformation skaber for meget besvær, og kan PIM forbedre?
  2. Sammenlign og evaluer udbydere. Der er mange udbydere af PIM-løsninger på markedet, der for størstedelens vedkommende tilbyder meget ens funktioner, som også er forskelligartede og unikke. Udforsk dine muligheder, hold dem op mod hinanden og vigtigst af alt, afvej dem i lyset af dine forretningsbehov.
  3. Vælg ud fra dine egne specifikke behov. Det er ikke særlig hensigtsmæssigt at vælge en PIM-løsning, der ser god ud på papiret, men som faktisk er faktisk er uforenelig med din virksomhed. Sørg for, at hvert aspekt af din valgte løsning modsvarer et organisatorisk behov, som det PIM kan dække.

Et godt PIM’s anatomi - De ting, du nok bør søge efter i en potentiel løsning

Vi har sagt det før, men det kan tåle at blive gentaget: Der er ingen enkeltstående PIM, der vil fungere for enhver virksomhed, uanset størrelse, type eller industri. Alligevel, er der visse ting, du godt kan føje til din liste over overvejelser oven i dine specifikke forretningsbehov, når du shopper efter det rigtige PIM-system:

  1. Det basale. Midtimellem alle de mange add-ons eller særlige funktioner, som forskellige PIM-systemer tilbyder, skal du passe på ikke at overse de elementært funktionelle komponenter. Som det allermindste bør et godt PIM give dig et sted at lagre al produktinformation, en portal eller feature, der lader dig onboarde eller indsamle oplysninger fra leverandører og andre kilder, et system, der lader dig oprette, berige og administrere sådanne oplysninger, og en komponent, der lader dig distribuere oplysningerne til forskellige kanaler. (Læs mere på The Forrester Wave™: Product Information Management Solutions, Q2 2018)
  2. Brugervenlighed og let tilgængeligt interface. PIM leverer teknologien, men i sidste ende afhænger succesen af ​​dette af, hvor godt dit team er i stand til at udnytte det til at gøre dine processer mere effektive. Kig derfor efter et PIM, der retter sig til alle de brugere, der bliver involveret - ledelse, IT, marketing, salg, webshopmanagere, kundeservice og endda dine tredjepartspartnere som producenter, leverandører etc.
  3. Kompatibilitet med dit nuværende system. Uanset hvilken webshop eller CMS du bruger i øjeblikket - Magento, WordPress/WooCommerce, Shopify eller Umbraco - skal du sørge for, at det PIM-system, du endelig vælger, er kompatibelt og sørger for, at dit nuværende setup kan integreres.
  4. Solid support. Hvor du måske også har brug for hjælp fra en professionel tredjepart til at implementere PIM for dig, skal din egen PIM-leverandør selv have et godt supportsystem, som du trygt kan henvende dig til, særligt i den tidlige implementeringsfase.
  5. Skalerbarhed. Din forretning vil vokse, og de systemer, der understøtter den, bør kunne vokse sammen med den. Din forretnings nuværende behov er en meget vigtig faktor at overveje, men glem ikke at have tanke på dine langsigtede mål og fremtidsplaner. Den PIM-løsning, du vælger, skal kunne dække dit nuværende behov, men skal også være smidig nok til at understøtte din uundgåeligt forestående vækst og ekspansion.

Når det så er sagt, kan du selvfølgelig ikke altid forudse krav, du kommer til at møde i fremtiden. Selv mens du implementerer og begynder at bruge dit valgte PIM-system, kan du støde på behov, som måske ikke har været så klare i starten, og du vil bedre kunne bruge det på en måde, der sikrer optimal effektivitet for din forretning. Her kommer skalerbarhed ind igen og sikrer, at du først og fremmest har en løsning, der opfylder dine nuværende behov, men også rummer, at du let kan tilpasse det til dine fremtidige behov.

De bedste PIM-systemer på markedet

Du har masser af muligheder for gode løsninger derude. Til at starte med er her nogle artikler, der giver en liste over de bedste PIM-udbydere på markedet for tiden, herunder inRiver, Pimcore og vores foretrukne Akeneo PIM ...

Implementering af et PIM-system

PIM virker som et ret komplekst system - og det er det, men implementeringen er ikke så kompliceret igen, når du har de rigtige ressourcer og partnere. En PIM-implementerings succes vil i høj grad stadig afhænge af de mennesker, der kommer til at arbejde bag kulissen. Ligesom med dine manuelle arbejdsgange kræver PIM stadig et godt samspil mellem dine teams, omend mere forenklet.

Ud over implementeringen af selve systemet, skal PIM også integreres med dine eksisterende systemer, såvel som de manuelle processer dit team har været vant til. Som sådan er en PIM-implementering en proces, der håndteres bedre med professionel hjælp udefra. En erfaren samarbejdspartner kan hjælpe dig med at implementere PIM i din virksomhed på en måde, der maksimerer potentialet i din valgte PIM-løsning.

Når en klient kommer til os hos 1902 Software efter hjælp til PIM-implementering, sørger vi altid for, at vi har forståelse for de behov, de ønsker at få dækket, og de planer de ønsker at realisere i fremtiden. Vi gennemgår derefter en implementeringsplan og guider dem gennem den trin for trin. Dette er dog kun begyndelsen, da der er behov for løbende support for at sikre, at PIM-løsningen gør præcis, som den var tiltænkt at gøre og understøtter klientens forretning.

Hvis du vil vide mere om PIM, og hvordan det kan hjælpe din virksomhed, vil vores team være glad for at kunne hjælpe. Kontakt os i dag og lad os tale om dit projekt.

AUTHOR

Peter Skouhus

Peter Skouhus

En dansk iværksætter, der ejer 1902 Software Development, et it-selskab på Filippinerne, hvor han har boet siden 1998. Peter har stor erfaring inden for IT-udvikling, strategisk it-ledelse og salg.