Få en guide til Inventory Management Systems

Udgivet: June 27, 2019
Senest opdateret: May 12, 2023

Estimeret læsetid: 16 minutter

Lagerstyring er en almindelig opgave for næsten alle virksomheder, der sælger en vare. Det siger sig selv, at man skal holde styr på de varer, man har, for at vide hvad man kan sælge. Men hvordan går man, fra blot at kende sin nuværende lagerbeholdning og at bruge lagerstyring til faktisk at komme på forkant med tingene?

Lagerstyring henviser til den proces eller serie af processer, der udføres af en virksomhed for at kontrollere og holde styr på produkterne (nogle gange inklusive råvarer og komponenter), som den sælger.

At have et ordentligt forvaltet lager er afgørende for at opretholde en jævn og effektiv drift. Hvis lageret ikke er optimalt, kan det i sidste ende skade stort set alle områder af virksomheden.

For stor lagerbeholdning betyder flere omkostninger og øget risiko for spild, mens en for lille betyder, at man hyppigere løber tør for varer - og dermed opnår mindre kundetilfredshed.

Et Inventory Management System (IMS) er, som navnet antyder, et stykke software, der bruges til at styre lagerbeholdningen.

Det er også kendt som et lagerstyringssystem eller lagersporingssystem, og det fungerer som en teknologiløsning, der hjælper med at undgå lagerstyringsuheld som dem, der er nævnt ovenfor, og som er almindelige i et setup primært med manuelle processer.

Et IMS findes i forskellige udformninger, men grundlæggende automatiserer det de processer, der udgør lagerstyring, og centraliserer disse processer i én enkelt platform, der kan integreres og synkroniseres med andre systemer, der underbygger virksomheden.

Dette dokument er en indføring i lagerstyringssystemer, og behandler forskellige emner som:

Typer af lagerstyringssystemer

Der er forskellige tilgange til lagerstyring, og som med enhver anden virksomhedsproces findes der ikke én enkelt gylden løsning, der fungerer for alle typer og størrelser virksomheder.

For eksempel kan meget små virksomheder godt klare sig med manuelt at opdatere lagerbeholdningen i et regneark eller et simpelt regnskabssystem, som en metode til at holde styr på lageret.

Denne praksis er ineffektiv og risikabel i sig selv, men når sådanne virksomheder så skalerer op eller begynder at sælge online og via forskellige kanaler, holder manuel lagerstyring op med at være en holdbar løsning, og bliver i stedet en alvorlig belastning for arbejdsgangen.

For e-handelsvirksomheder er løsningen at bruge en mere automatiseret tilgang til processen, altså et Inventory Management System. Her er de tre mest almindelige former for IMS:

1. Lagerstyringsmodul til Content Management Systemer (CMS) eller e-handelsplatforme.

Den enkleste måde at automatisere lagerstyring på er, at bruge et modul til det CMS eller den e-handelsplatform du allerede bruger til din webshop.

Nogle af de mest populære e-handelsplatforme som Magento, WooCommerce og Shopify har indbyggede funktioner, der gør det muligt for forhandlere at styre lagerbeholdningen i deres webshops backend.

Der er også en række udvidelser til rådighed på markedet med ekstra funktionaliteter til virksomheder, der ønsker at udvide de grundlæggende indbyggede funktioner eller til dem, der bruger platforme, som ikke indeholder lagerstyringsfunktionaliteter i grundpakken.

Som en sidste udvej kan du også samarbejde med et it-udviklingsfirma og udvikle et modul til dit CMS eller platformen, som du bruger i øjeblikket med udgangspunkt i dine specifikke krav til lagerstyring.

2. Lagerstyringsfunktionalitet i et ERP-system.

Et Enterprise Resource Planning-system, eller ERP, samler en virksomheds forskellige processer i én enkelt platform.

Det gængse ERP-system omfatter lagerstyring i sin vifte af features, hvilket betyder, at du får styr på din lagerbeholdning samme sted, som du har ordrestyring, regnskab, logistik, salg, markedsføring og endda kundehåndtering og human resources.

Dit ERP kan igen integreres med din webshop eller din butiks point-of-sale-system for at synkronisere lagerbeholdninger og andre data på tværs af alle dine salgskanaler.

3. Standalone lagerstyringssoftware.

Et standalone IMS er en løsning, skabt specifikt til lagerstyring og tilbyder normalt mere specialiserede features end et modul, der kun er designet til ét bestemt CMS eller en e-handelsplatform, eller endda en alt-i-én-løsning som en ERP.

Hvilken type IMS passer bedst til din virksomhed?

Forskellige faktorer gælder, når du vælger den type IMS, der bedst opfylder dine specifikke krav. Her er en simpel tabel til at guide dig:

IMS-type Hvem er det til?
Lagerstyringsmodul til et CMS eller e-handelsplatform Mindre virksomheder der sælger gennem én webshop, eller flere der er hostet på samme CMS eller e-handelsplatform.
Lagerstyringsfunktionalitet indeholdt i et ERP-system Små til mellemstore virksomheder, der allerede har deres ERP på plads (eller er i færd med at implementere en løsning).
Standalone lagerstyringssoftware Større virksomheder eller virksomheder med lagerstyringsprocesser, der er lidt mere komplicerede end sædvanligt.

 

Hvis ovenstående kategorier favner lidt for bredt til, at du præcist kan pinpointe, hvilken din virksomhed hører under, er hér andre faktorer du kan tage med i dine overvejelser:

1. Din e-handelsstrategi.

Hvordan sælger du online?

Hvis du kun har én webshop, kan det være kontraproduktivt at implementere et komplet lagerstyringsstyringssoftware, når den e-handelsplatform du bruger, allerede giver dig lignende muligheder.

Men hvis du sælger via forskellige kanaler ud over din webshop, som Facebook eller handelssteder som Amazon og eBay, er et lagerstyringsmodul måske ikke det bedste valg.

I stedet vil et separat lagerstyringssystem, der ikke er bundet til én enkelt platform (uanset om det er indeholdt i din ERP-løsning, eller det er standalone software) være et bedre valg, så det er lettere at distribuere korrekte lagerbeholdninger fra én central kilde, og på samme tid undgå uoverensstemmende information på tværs af dine forskellige kanaler.

2. Dine konkrete lagerstyringsprocesser.

Lagerstyring bliver oftest kompliceret, når du blander forskellige betingede forhold ind i det.

Skal du holde styr på råmaterialer og dele i deres forskellige produktionsfaser, eller bare på det færdige produkt?

Synkroniserer du kun lagerbeholdninger efter et skema eller i realtid?

Hvis ikke dine lagerstyringsprocesser er komplekse nok til at berettige et separat system, er du nok bedre tjent med at bruge et modul med din webshop eller lagerstyringsfunktionaliteten i dit ERP.

3. Integration med forskellige systemer.

Implementering af et IMS betyder, at det skal integreres med de systemer, du bruger i øjeblikket.

Selv hvis lagerbeholdningen er opdateret i dit IMS, vil det stadig være ubrugeligt uden en metode til gnidningsfrit at sende sådanne up-to-date informationer til din webshop og andre kanaler.

Integration bliver forholdsmæssigt lettere, hvis du vælger at bruge et lagerstyringsmodul til din webshop eller endda dit ERP-system.

Med et selvstændigt IMS kan integration imidlertid blive dyrt - Særligt hvis der ikke er nogen ligetil integrationsmuligheder for dit valgte software.

Det er også vigtigt at bemærke, at med for mange integrationer på kryds og tværs mellem systemer, kan workflowet i det lange løb potentielt kompliceres.

F.eks. vil et standalone IMS bygget ovenpå et eksisterende ERP betyde, at du vil være nødt til at forbinde begge systemer med hinanden og med din webshop og andre forbundne systemer.

I sådanne tilfælde kan du blive nødt til at overveje en Multi-Channel Connector snarere end den sædvanlige point-to-point-integration.

Læs om funktionaliteten i et lagerstyringssystem

IMS blev tidligere i denne vejledning defineret som en teknologiløsning, der automatiserer processerne, som lagerstyring indebærer. Men hvad præcist indebærer disse processer, og hvor vigtigt er det, at de automatiseres?

1. Synkronisering i realtid af nøjagtig lagerstatus. At holde din lagerstatus nøjagtig og overensstemmende på tværs af forskellige systemer er vigtig for at undgå både lagerophobning og oversalg.

Den mest effektive måde at sikre dette på er at sørge for at opdateringer af dit lager bliver synkroniseret på tværs af alle systemer i realtid.

Det betyder, at når et køb foretages, eller når en vare leveres, opdateres lagerstatus automatisk i alle kanaler, hvor varen sælges - Noget der simpelthen er vanskeligt eller umuligt at opnå ved manuel dataindtastning.

2. Giver et detaljeret overblik over alle produkter.

Ud over de grundlæggende oplysninger om, hvilken slags produkter der er tilgængelige, og hvor mange der til enhver tid er på lager, giver et IMS yderligere indsigt vedr. dine produkter, der gør det muligt at træffe klogere forretningsbeslutninger.

Et IMS fortæller dig, hvilke varer der bliver udsolgt hurtigere, så du ved, hvor du skal fokusere dine fremtidige indkøb.

Lagerinformation i IMS kan også forudsige efterspørgslen på visse produkter baseret på købshistorikken.

Forskellige data giver forskellig indsigt, der kan reageres på, så du får yderligere mulighed for at optimere din lagerbeholdning.

3. Genbestilling.

Nogle IMS kan konfigureres til automatisk at genbestille bestemte produkter, så snart de løber tør eller rammer et minimumsantal.

Dette eliminerer besværet med at holde øje med forskellige planer for forskellige produkter, så ud over at sørge for, at du ikke oversælger, når lageret er tomt, så sørger du faktisk for, at det for dine topsælgere aldrig når dertil.

4. Lagerstyring på farten.

Mange IMS er hostet i skyen og kan derfor tilgås hvor som helst fra og med nærmest hvilken som helst enhed.

Dette gør det lettere at være på forkant med din lagerbeholdning og sørge for, at alt er fungerer optimalt.

5. Yderligere funktionaliteter til lagerrelaterede processer.

IMS sørger for meget mere end blot at holde trit med nøjagtige lagerantal.

Disse systemer indeholder typisk også funktionaliteter til styring af relaterede processer fra plukning og pakning til forsendelse af varerne, og endda håndtering af returvarer, når de forekommer.

I visse tilfælde kan disse processer også håndteres i et særskilt internt system eller af en tredjepart og være integreret med det primære lagerstyringssystem.

Lagerstyring vs Varehusstyring

Et Warehouse Management System (WMS) er forskelligt fra et IMS, men de to systemer bliver ofte forvekslet med hinanden på grund af, hvor tæt relateret deres funktionaliteter er.

Faktisk overlapper de fleste funktioner, der findes i et IMS, ofte med dem, der findes i et WMS.

Begge systemer håndterer teknisk set lagervarer. Et IMS holder styr på antallet af lagerbeholdninger og varehuset, hvor de er opbevaret.

Et WMS holder styr på varehuset, og særligt varernes nøjagtige placering på lageret.

Et IMS viser det store billede. Da et WMS særligt bruges til at spore lagervarers bevægelse i et varehus, giver det et begrænset overblik over lagerrelaterede processer.

Et IMS strækker sig videre end blot varehuset og tilvejebringer bredere information om lagerbeholdning.

Et WMS styrer varehusaktiviteter. Dets funktionalitet er ikke begrænset til at håndtere den nøjagtige placering af varer. Det styrer også alle aktiviteter i selve varehuset og er ofte integreret med lagerudstyr for yderligere at strømline arbejdsgangen.

Implementering af et Inventory Management System

Der findes mange lagerstyringsløsninger på markedet, der imødekommer alle brancher. Her er et udvalg af løsninger med relevans for den type IMS, som du vil implementere.

Lagerstyringsmoduler

Ud over disse indbyggede moduler er der mange tredjeparts-udvidelser skabt af udviklere, der tilbyder lagerstyringsfunktioner inden for din egen webshops kontrolpanel.

Magento

WooCommerce

Shopify

Standalone IMS

Her er nogle top-ratede standalone IMS, som du kan overveje:

Integrering af IMS med andre virksomhedssystemer

Et gnidningsfrit dataflow mellem dit IMS og dine øvrige systemer er en forudsætning for en velstruktureret arbejdsgang. Normalt vil du skulle forbinde dit IMS med din webshop, regnskabssystem, ERP (hvis du vælger et selvstændigt IMS), og PIM.

Point-to-point vs Multi-kanals-integration

Du kan forbinde dit IMS individuelt med hvert enkelt system, som det skal integreres med, eller du kan integrere det med én central connector, der gør alle dine systemer i stand til at blive forbundet med hinanden på én gang.

Point-to-point integration kan godt fungere med kun få systemer, men denne opsætning kan hurtigt blive kompliceret, når du har mange forskellige systemer, som du har brug for at forbinde med hinanden.

En alternativ løsning er en multi-kanals-connector, som fungerer som en central hub, som alle dine systemer kan oprette forbindelse til.

Dén tager dermed hånd om synkronisering af data mellem disse forskellige systemer, uden behov for adskillige connectors fra og til hvert system.

Ved 1902 Software har vi bygget vores egen integrationskomponent, der fungerer som en multikanals-connector, som vi bruger til projekter, hvor point-to-point-integration formentlig vil komplicere integreringen snarere end hjælpe arbejdsprocessen.

Product Information Management (PIM) system

Et PIM-system bruges til at styre produktinformation og distribuere det til forskellige platforme - Typisk velegnet til virksomheder med et omnikanals-setup. PIM, ERP og IMS arbejder alle sammen for at levere en gnidningsfri shoppingoplevelse til dine kunder og samtidig en velstruktureret arbejdsgang i din drift. Læs vores guides til disse systemer:

Hvordan kan vi hjælpe?

Vores in-house team af udviklere er erfarne i opbygningen af customiserede integreringer af webshops (Magento, WordPress, and Umbraco) og andre virksomhedssystemer, såsom ERP, PIM og IMS.

Vi udvikler også customiserede udvidelser, hvis du ikke kunne finde noget velegnet på markedet, der modsvarer dine specifikke krav.

Kontakt os i dag og vores projektledere vil med glæde svare på alle spørgsmål, du måtte have vedrørende implementering af et Inventory Management System.