Værktøjer til offshore-samarbejde

Udgivet: April 28, 2020

I en remote arbejdsopsætning kan din værktøjskasse være afgørende for effektiviteten af dit samarbejde.

Heldigvis understøtter moderne teknologi en tilgængelig remote arbejdsgang, der er fuldt ud på niveau med en traditionel on-site model - det er blot et spørgsmål om at vælge den rigtige teknologi, der passer til dit team og dine projektkrav.

Værktøj til samarbejde i realtid

Samarbejdsværktøjer i realtid kompenserer for afstanden ved remote arbejde. De giver dig mulighed for at arbejde side om side med kollegaer eller leverandører – sammen, men på afstand.

De forskellige værktøjer lader flere personer redigere et dokument eller en fil på samme tid og gør det muligt at se hinandens ændringer, mens de sker.

Her er eksempler på nogle af de bedste platforme:

1. Microsoft Teams. Dette værktøj er en del af Office 365. Microsoft Teams er primært en kommunikationsplatform, hvor du kan chatte og afholde videokonferencer med personer i eller udenfor din virksomhed.

Derudover lader Microsoft Teams dig let og enkelt samarbejde med andre om projekter, og I kan blandt andet arbejde i Word-dokumenter, Excel-ark eller PowerPoint på samme tid.

Ændringer bliver opdateret og vist i realtid, så du kan diskutere revisioner i et videoopkald og redigere en fil på én og samme tid – og mindst lige så effektivt som et møde ansigt til ansigt.

2. Google Drive. Udover at være et gratis cloudbaseret lager, tilbyder Google Drive også en software-kontorpakke, der inkluderer Docs, Sheets og Slides (tilsvarende Microsoft Office), som du kan få adgang til og samarbejde i online.

Det er lige så let at invitere folk til at samarbejde i en fil med dig som at dele et link, og hvis du arbejder på fortrolige dokumenter, kan du begrænse adgang og redigering til personer, som du selv vælger og inviterer.

3. Miro. Brainstorming til nye projekter og kampagner involverer ofte en tavle til at tegne på og live feedback i et konferencelokale. Digitalt er denne praksis blevet muliggjort med online whiteboard-apps som Miro, hvor teams kan tegne, kommentere og arbejde på den samme "tavle", præcis som i fysiske sessioner.

4. InVision. InVision tilbyder en samling designværktøjer, der ikke kun hjælper designere, men også andre personer i projektet som udviklere og projektledere.Programmet har en række funktioner til prototyping, styring af design-feedback og et realtids whiteboard-værktøj til udvikling og kommentering af design.

Projektstyringssystemer

Et projektstyringssystem er en platform, hvor du kan styre forskellige aspekter af et projekt på dets forskellige stadier - fra første estimering og planlægning, til ressourcetildeling og overblik over fremskridt og helt frem til lancering og implementering.

Ofte er det også her, kommunikationen mellem alle involverede i projektet foregår, så alle kan have det fulde overblik over projektet samlet på ét sted.

Her er nogle af de mest populære projektstyringssystemer:

1. Zoho Projects. Zoho Projects er en cloudbaseret platform, hvor du kan styre forskellige aktiviteter i et projekt og arbejde sammen med et remote team. Det har funktioner som tidsplaner, automatisering af opgaver og styring samt problemsporing.

2. Asana. Asana er et andet projektstyringsværktøj, der er bygget til at overvåge et projekts opgaver og status.

Nøglefunktioner inkluderer tavler til et godt overblik over projektets fremskridt, tidslinjer til deadlines og en kalender til planlægning og opgavejusteringer.

3. Podio. Podio synkroniserer dit teams arbejde via en central platform til alle samtaler, processer, opgaver og arbejdsgange.

Det har tilmed med en simpel og let anvendelig brugerflade, der hjælper alle involverede med at tilpasse sig systemet hurtigt og effektivt.

4. Bitrix24. Bitrix24 tilbyder både webbaserede og lokale løsninger, afhængigt af din virksomheds behov.Det kan både bruges som et privat socialt netværk i virksomheden, en CRM-platform og et opgavestyringsværktøj.

Andet værktøj til remote arbejde

Her er et par andre nyttige værktøjer, som du kan overveje til dit remote samarbejde:

1. Facebook Workplace. Workplace er Facebooks kommercielle kommunikationsværktøj til virksomheder.

Det tilbyder funktioner, der ligner dem, vi kender fra det gratis sociale netværk, som grupper og chats. Og derudover har det blandt andet auto-oversættelse, der gør globalt samarbejde mellem teams lettere.

2. Slack. Slack er et “samarbejds-software” med funktioner til kommunikation mellem teams (chat, lyd og video) såvel som filstyring og fildeling.

Det kan let integreres med de mest populære apps og værktøjer som G Suite, Dropbox, Github, Salesforce.

3. PasswordState. Det giver ikke den samme tekniske sikkerhed at arbejde hjemmefra som på et vedligeholdt kontornetværk, så det er vigtigt at administrere kritiske oplysninger som adgangskoder og legitimationsoplysninger på en sikker og beskyttet platform.

PasswordState gør det nemt for teams at dele og få adgang til adgangskoder og firmakonti på en sikker platform.

Foruden software og værktøjer til remote samarbejde, er det også vigtigt for alle på et projekt at tilpasse sig den rigtige tankegang for at få mest muligt ud af værktøjerne og opnå en jævn arbejdsgang.

Med mange gode værktøjer på markedet kan det være fristende at afprøve forskellige apps og skifte mellem flere på tværs af projekter.

Og selvom du måske bliver nødt til at teste flere værktøjer for at finde det helt rigtige til dit team og projekt, er det bedst at beslutte sig for en række værktøjer, som dit team kan vænne sig til og holde sig til.

På den måde undgår du også scenarier, hvor du bliver nødt til at gennemgå forskellige data på forskellige platforme bare for at kontrollere en enkelt detalje i projektet. Og samtidig gør du det lettere at introducere nye teammedlemmer eller leverandører til dine værktøjer.

I 1902 Software bruger vi udelukkende vores eget projektstyringssystem uafhængigt af et projekts størrelse eller natur.

Det gør det lettere og mere overskueligt for vores team og kunder at holde sig ajour med forløbet såvel som interne nyheder og opdateringer.

I seriens sidste artikel vil vi dele nogle af de bedste erfaringer og råd fra vores egne projektledere til effektivt fjernsamarbejde.

Næste – Sådan arbejder du bedst på afstand »

Få gratis support og vejledning

Vi udvider gratis support og vejledning til Magento, WordPress, Umbraco og Design. Du kan få råd til konkrete problemer med din hjemmeside, webshop eller app og få hjælp fra vores erfarne tekniske eksperter og designeksperter i et uforpligtende møde på 30-45 minutter.
Se alle detaljer på: https://1902software.com/free-website-support/.